С 13 марта 2025 года в Казахстане ввели штрафные санкции за передачу электронной цифровой подписи (ЭЦП) третьим лицам. Эти изменения касаются как физических, так и юридических лиц, включая работодателей и HR-специалистов, использующих ЭЦП в процессе трудоустройства сотрудников и оформления кадровых документов.

Что изменилось?
Согласно новым правилам, использование чужой ЭЦП приравнивается к административному правонарушению, за которое предусмотрены штрафные санкции. Размер штрафов в 2025 году составляет:

• Для физических лиц — 20 МРП (69 200 тенге);
• Для юридических лиц — 150 МРП (519 000 тенге).

Эти меры направлены на повышение уровня информационной безопасности и предотвращение случаев мошенничества.

Как HR-специалисты используют ЭЦП?
HR-отделы часто применяют электронную цифровую подпись для:

• Оформления трудовых договоров и соглашений;
• Подачи заявлений на регистрацию сотрудников через портал eGov;
• Подписания приказов и других кадровых документов.

Ранее многие компании передавали ЭЦП юридического лица специалистам кадровых служб для удобства и оперативности работы. Однако, теперь такие действия могут привести к штрафам и юридической ответственности.

Как избежать штрафов?
HR-специалистам и работодателям важно соблюдать несколько правил:

1. Не передавать ЭЦП третьим лицам — каждый сотрудник должен использовать только свою подпись.
2. Оформлять официальные доверенности — руководитель юридического лица может наделять полномочиями работника или назначенного им лица на подписание электронных документов посредством официальной доверенности.
3. Использовать собственную ЭЦП руководителя — руководителям рекомендуется самостоятельно подписывать отчетность, что гарантирует соблюдение принципа персональной ответственности при использовании ЭЦП.
4. Применять сервисы удаленной подписи — портал eGov предлагает механизмы безопасного подписания документов без передачи ЭЦП.
5. Обучать сотрудников — важно информировать персонал о новых требованиях и последствиях их нарушения.

Итог
С 2025 года передача ЭЦП третьим лицам влечет за собой значительные штрафы. HR-специалистам и работодателям необходимо пересмотреть внутренние процессы использования электронной подписи и внедрить безопасные практики работы с цифровыми документами. Соблюдение новых норм не только защитит компанию от штрафов, но и повысит уровень кибербезопасности организации.