Собственный HR
или аутсорсинг:
что выгоднее бизнесу

По мере роста компании HR-задачи быстро перестают ограничиваться проведением собеседований. Нужно своевременно оформлять сотрудников, передавать сведения о трудовых договорах в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД), рассчитывать заработную плату, искать специалистов, организовывать адаптацию и развивать внутренние процессы.

Пока штат небольшой, часть этих функций нередко выполняют руководитель, бухгалтер или офис-менеджер. Но с увеличением команды растет и цена ошибки: вакансии закрываются дольше, документы накапливаются, а ключевые сотрудники отвлекаются от своих основных обязанностей. В этот момент перед руководством возникает выбор: нанять собственного HR-специалиста, сформировать полноценный HR-отдел или передать часть функций внешнему провайдеру.

Разберем, из чего складывается стоимость каждой модели, какие задачи разумно оставлять внутри компании и когда аутсорсинг действительно может быть выгоден.

1. Почему одному HR-специалисту сложно одинаково хорошо закрывать все задачи

Первым HR-сотрудником растущей компании часто становится HR-Generalist – специалист, которому поручают сразу несколько направлений:

• кадровое делопроизводство и взаимодействие с бухгалтерией по расчету заработной платы;
• подбор персонала;
• адаптацию новых сотрудников;
• оценку, мотивацию и обучение команды;
• развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций.

Проблема заключается не только в объеме работы. Эти направления требуют разных компетенций. Кадровое администрирование предполагает внимательность, знание трудового законодательства и соблюдение сроков. Рекрутинг требует навыков поиска, коммуникации, оценки и переговоров. Разработка системы мотивации, грейдов или оценки вовлеченности относится уже к организационному развитию и требует отдельной экспертизы.

Один сильный HR-Generalist может вести несколько направлений, особенно в небольшой компании. Однако по мере роста штата количество операций и вакансий увеличивается. Если приоритеты не определены, специалисту приходится постоянно переключаться между срочным оформлением документов, подбором и внутренними вопросами сотрудников. В результате отдельные процессы могут замедляться, а риск ошибок – возрастать.

Поэтому важно оценивать не только численность компании, но и фактическую нагрузку:

• сколько сотрудников принимают и увольняют ежемесячно;
• сколько вакансий одновременно находится в работе;
• насколько сложны эти вакансии;
• есть ли филиалы или сотрудники в разных регионах;
• как часто меняются условия труда и оплаты;
• какие HR-процессы уже формализованы.

2. Сколько на самом деле стоит штатный HR

Сравнивать стоимость аутсорсинга только с зарплатой сотрудника «на руки» некорректно. Полная стоимость штатной позиции включает начисленную заработную плату, обязательные платежи работодателя и сопутствующие расходы.
Рассмотрим ориентировочный пример для HR-специалиста среднего уровня, получающего 400 000 тенге на руки.

Этот расчет является иллюстративным. Точная сумма зависит от налогового режима компании, применяемых вычетов, категории и года рождения работника, выбранных программ, условий работы и стоимости рабочего места.

Важно корректно разделять платежи. Индивидуальный подоходный налог, обязательные пенсионные взносы работника и его взносы на ОСМС удерживаются из начисленного дохода. Отдельно существуют платежи за счет работодателя. В 2026 году ставка обязательных пенсионных взносов работодателя составляет 3,5%, но законодательством предусмотрены категории работников, за которых ОПВР не уплачиваются.

Кроме прямых расходов, у штатной модели есть организационный риск зависимости от одного специалиста. Во время отпуска, болезни или после увольнения часть процессов может замедлиться, если в компании нет замещения и единых регламентов.

3. Как считать стоимость аутсорсинга
При аутсорсинге компания оплачивает согласованный объем услуг: количество кадровых операций, расчетных листов, вакансий, часов консультаций или отдельный проект.

В стоимость провайдера, как правило, уже включены: работа профильных специалистов, используемые ими программы и базы, внутренний контроль качества, замещение исполнителя на время отсутствия, обновление знаний и методик команды.
Однако аутсорсинг не всегда автоматически дешевле штатного HR. Чтобы сравнение было объективным, необходимо запросить коммерческое предложение и сопоставить одинаковый состав услуг. Например, если штатный сотрудник ведет кадровое делопроизводство, подбор, адаптацию и внутренние коммуникации, нельзя сравнивать его полную стоимость только с тарифом провайдера на кадровый учет. Нужно отдельно учесть стоимость всех остальных функций.

Практический расчет может выглядеть так:

Полная стоимость штатной модели =
начисленная зарплата и платежи работодателя + рабочее место + программы + обучение + стоимость замещения и управленческого контроля.

Полная стоимость аутсорсинга =
тариф провайдера + услуги, не входящие в тариф + время внутреннего координатора + возможные разовые расходы на аудит и запуск проекта.

Только после такого сравнения можно определить, какая модель выгоднее конкретной компании.

4. Кадровый учет и расчет зарплаты: что дает аутсорсинг

Работодатель в Казахстане обязан передавать установленные сведения о заключении, изменении и прекращении трудовых договоров в ЕСУТД через HR Enbek. С 12 марта 2026 года за несвоевременное, неполное или недостоверное внесение сведений предусмотрена административная ответственность.

Передача кадрового администрирования внешнему провайдеру может помочь компании:

1. Получить доступ к профильной экспертизе. Кадровые и расчетные специалисты регулярно работают с трудовым законодательством, обязательными платежами, отпусками, больничными и компенсациями.
2. Провести аудит документов. Перед началом обслуживания провайдер может проверить кадровые документы и определить, какие ошибки или пробелы необходимо устранить. Состав аудита нужно закрепить в коммерческом предложении или договоре.
3. Обеспечить взаимозаменяемость. Если основной специалист отсутствует, задачи может принять другой сотрудник команды провайдера – при условии, что такой порядок предусмотрен услугой.
4. Зафиксировать показатели качества. В договоре можно установить сроки выполнения операций, порядок согласования, требования к конфиденциальности, ответственность сторон и механизм возмещения документально подтвержденных убытков, возникших по вине исполнителя.

При этом аутсорсинг не снимает ответственность с работодателя перед сотрудниками и государственными органами. Компания должна контролировать выполнение обязательств, предоставлять провайдеру достоверные данные и проверять соблюдение согласованных сроков.

Отдельного внимания требуют персональные данные. Передача информации о сотрудниках и заработной плате внешней организации не исключает риск утечки. В договоре необходимо определить цели и объем обработки данных, круг лиц с доступом, меры защиты, правила хранения, уведомления об инцидентах и порядок возврата или уничтожения информации после завершения сотрудничества.

5. Когда рекрутинг стоит передать агентству

Штатный рекрутер хорошо знает культуру компании, руководителей и особенности команды. Это особенно ценно при регулярном найме на типовые позиции.

Поддержка агентства может быть эффективна, когда:

• одновременно открыто много вакансий;
• требуется массовый подбор в ограниченные сроки;
• компания выходит в новый регион или отрасль;
• нужно найти редкого технического специалиста;
• ведется конфиденциальный поиск руководителя;
• внутренней команде не хватает времени или специализированных каналов поиска.

Профессиональное агентство может использовать открытые источники, собственную базу, рекомендации и прямой поиск кандидатов, которые не размещают резюме и не находятся в активном поиске работы.

При выборе агентства стоит заранее уточнить:

• какие методы поиска и оценки входят в услугу;
• сколько кандидатов представляется заказчику;
• какие проверки проводятся только с согласия кандидата;
• как обеспечивается конфиденциальность;
• действует ли гарантийная замена, в течение какого срока и при каких условиях;
• какие случаи не входят в гарантию;
• когда возникает обязанность оплатить услугу.

Наличие гарантии замены нельзя считать универсальным правилом: ее срок и условия определяются договором с конкретным провайдером.

7. Как принять решение

Перед выбором модели ответьте на пять вопросов:

1. Какие HR-функции действительно нужны бизнесу сейчас?
2. Сколько операций и вакансий возникает ежемесячно?
3. Какие задачи требуют постоянного присутствия специалиста внутри компании?
4. Какова полная стоимость штатной модели, включая инфраструктуру и замещение?
5. Что именно входит в тариф провайдера и как закреплена его ответственность

Если компания сравнит одинаковый объем функций, учтет прямые и скрытые расходы и четко распределит ответственность, решение станет значительно прозрачнее.
Собственный HR и аутсорсинг не являются взаимоисключающими решениями.

Штатный специалист дает глубокое понимание бизнеса и постоянный контакт с командой. Внешний провайдер предоставляет дополнительную экспертизу, ресурсы и возможность гибко масштабировать объем работы.

Для многих растущих компаний практичным решением становится гибридная модель: внутренний HR концентрируется на людях и задачах бизнеса, а отдельные операционные или специализированные процессы выполняет внешняя команда.
Мы, MetaHR, более 25 лет работаем в сфере рекрутинга, HR-консалтинга и аутсорсинга в Казахстане и Центральной Азии. Снизьте риски увольнения сотрудников в первые 3 месяца вместе с нами, ведь качественная система онбординга позволяет превратить успешный найм в устойчивый рабочий результат и сохранить бюджет компании. Закажите услугу аудита и настройки системы адаптации в MetaHR - наши эксперты разработают пошаговый план онбординга, настроят критерии оценки на испытательный срок и обучат ваших руководителей эффективному наставничеству.

Материал носит информационный характер. Налоговые и кадровые расчеты необходимо уточнять с учетом действующего законодательства, налогового режима компании и условий конкретного договора.